Klient má u nás e-shopové řešení. Aby mohl realizovat objednávky a doručovat je, potřebuje znát osobní údaje adresáta. Ale náš obchodní zástupce tyto údaje vůbec nepotřebuje znát. Proto je neuvidí, stejně jako další eBRÁŇÁCI. Toho, kdo údaje potřebuje, vidí je z podstaty své práce nebo konkrétního důvodu, proškolíme.
První část zaměříme na vnitřní procesy ve firmě. K datům zákazníka omezíme přístup na minimum a jen pro proškolené osoby. Bude se jednat o pracovníky technické podpory, tým vyvíjející platformu e-shopů a například na omezenou dobu pracovníci výroby.
Obdobný přístup umožníme vašim zaměstnancům. Nová práva, kterou do platformy e-shopu a eWebu přidáme, umožní rozhodnout, kteří pracovníci budou mít k osobním datům přístup a kteří budou moci do prezentace nebo e-shopu jen nahlížet. Na vás bude rozhodnout, kteří zaměstnanci nutně potřebují s osobními daty pracovat.
Druhou podstatnou částí nařízení je informování zákazníků o tom, jaká osobní data zpracováváme a za jakým účelem. Proto pro ně připravíme v sekci „Můj účet“ novou kolonku „Soukromí“. Zde budou mít přehled o tom, jaká data o nich e-shop eviduje a z jakého účelu jsou zpracována. Zároveň si zde budou moci své soukromí nastavit nebo účet zrušit a trvale data smazat. V objednávce nebudeme povinně vyžadovat telefonní číslo.
Upravíme také způsob získání souhlasu ke zpracování osobních dat. Data nutná ke zpracování objednávky patří do kategorie nezbytná data pro fungování služby. Tyto data můžete použít pro účely dokončení objednávky. Zde se nic nemění a souhlas získáte s odesláním objednávky a tím odsouhlasením obchodních podmínek. Tato data byste měli smazat hned, jakmile je nebude potřebovat, ale zákony ČR vám ukládají všechny faktury evidovat po dobu 5 let.
Co tedy mám dělat, pokud mě zákazník požádá o vymazání svých osobních dat? – Zákonná povinnost archivovat faktury stanovuje výjimku. Měl byste tedy odstranit elektronický účet zákazníka a záznamy o něm v e-shopu a uchovat faktury v archivu i s jeho osobními údaji.
Pokud e-mail budete chtít využít i k jinému účelu, musíte na tento účel mít zvláštní souhlas a nemůžete jeden účel podmiňovat dalším. V praxi to znamená, že zákazník musí dobrovolně zaškrtnou pole pro zasílání novinek nebo se přihlásit přes formulář. Navíc by tento souhlas měl potvrdit v e-mailu, který mu bude zaslán spolu s informacemi, k jakému účelu bude zákazníkův e-mail využit. Tento způsob nově nasadíme do našich platforem.
„Nepoklesne mi počet e-mailů v databázi pro newsletter? – Ano klesne. Přibližně 1 z 10 zákazníků chce dostávat další nabídky z vašeho e-shopu. Na druhou stranu výrazně stoupne kvalita vaší databáze a rychlost rozesílky. Ubyde počet odhlášení a nespokojených zákazníků, kteří si ani nepamatují, jak se do vaší databáze dostali.“
Petr Soukup
Produktový manažer
Petr působí ve společnosti eBRÁNA jako produktový manažer pro náš e-shop a produkty internetového marketingu. V oblasti e-commerce se pohybuje 9 let. Během té doby působil i ve společnosti Vivantis, kde vedl tým výkonnostního marketingu a vývoj interních marketingových nástrojů. Pokud mu dvě děti dovolí, tak miluje běh a lyže.
