Jak adaptovat nového zaměstnance a ještě ušetřit? Vytvořte si vlastní e-learningový kurz!

Kučera 05. 03. 2014

V dnešním článku se s vámi Šimon Rybišár podělí o tipy a triky, jak co nejvíce využít výhod e-learningu.

E-learning je klíčem k úspoře nákladů – to už ve svém rozhovoru prozradil lektor Kamil Faist. Kamil tuto úsporu vysvětlil na příkladu školení řidičů. I při takovém proškolení vašeho zaměstnance totiž můžete využít moderních technologií a ušetřit nejen náklady na lektora, ale hlavně cestovní výdaje. A co teprve když musíte sladit čas deseti lidí z různých pracovišť, aby se účastnili jednoho školení? Hotová noční můra mnoha manažerů. A právě tady přichází největší výhoda e-learningu: e-learningové kurzy mohou pracovníci studovat kdykoliv a odkudkoliv. A to s sebou může přinést slušné úspory.

Na jakých typech školení se dá nejvíce ušetřit?

Jsou školení, kterým se zkrátka nevyhnete – školení řidičů nebo bezpečnosti práce a požární ochrany (BOZP a PO) jsou zákonem danou povinností pro všechny společnosti. Nejsou ale zdaleka tím jediným, na čem se dá díky e-learningu uspořit. Dalším školením, na kterém můžete hodně snížit náklady, je adaptační proces, který následuje po přijetí nového zaměstnance do firmy.

Nováček by se v jeho průběhu měl naučit, jak to ve firmě funguje, a snadno se začlenit do pracovního procesu. Taková adaptace se v každé firmě, samozřejmě, skládá z něčeho jiného.

Adaptační proces pro nové zaměstnance většinou obsahuje:

seznámení s firemní kulturou a celkové představení společnosti,
školení interních pravidel, firemních kodexů či důležitých směrnic,
seznámení se, případně podrobné nastudování produktů firmy,
zaškolení na vnitřní procesy a kanály komunikace,
již zmíněná zákonná školení (řidičů, BOZP a PO),
specifická školení pro danou pozici,
pokud je adaptace ve firmě už hodně vyspělá, tak i nastavení performance managementu či školení měkkých dovedností, např. umění prezentace, rétorika, manažerské dovednosti, jazyky apod.

S lektorem nebo bez lektora?

Možná si říkáte, že některá školení bez přímé účasti lektora účinně realizovat nejde. A máte částečně pravdu. Ale i pro taková školení můžete e-learningový kurz využít. Není totiž nic složitého vytvořit kombinovaný interaktivní kurz, kde si student sám projde látku, pak pokládá doplňující dotazy živému lektorovi a nakonec si napíše na počítači test. Ještě o něco složitější je to s předáváním firemních hodnot a firemní kultury, které počítačový kurz zdaleka nedokáže tak dobře jako nadšený kolega.

Na co se tedy hodí lektor a kde si vystačíte čistě s e-learningem? V případě adaptace nového zaměstnance bychom si to mohli rozdělit nějak takto:

Školení, ke kterým není nutně potřeba lektor
Sem patří interní pravidla a směrnice, vnitřní procesy a kanály komunikace, školení řidičů BOZP a PO, specifická školení pro danou pozici a poznání produktů firmy.
Školení, které bez přítomnosti lektora nejsou tak účinná
Například seznámení s firemní kulturou, představení společnosti nebo nejrůznější školení měkkých dovednosí.

Protože e-learningové kurzy BOZP a PO nejsou tolik zajímavé a košaté jako školení nováčků, pojďme se v tomto článku podrobněji podívat z pohledu e-learningu na vstupní školení pro nového zaměstnance.

Vytvořit adaptační kurz zvládne skoro každý!

Důležitou vlastností systémů pro správu vzdělávání je fakt, že si dokážete kurzy vytvořit svépomocí. Nejsou zapotřebí žádné speciální IT znalosti, vše tvoříte v editoru velmi podobném klasickému Wordu.

Úprava stránky v editoru LMS Moodle (Learning Management System Moodle, který je ve světě hojně využívaný pro svoji uživatelskou přívětivost) – vše je přehledné a jasné jako ve vašem oblíbeném textovém editoru.

E-learningový kurz krůček po krůčku aneb adaptace nemusí být bez legrace

První dojem hraje v adaptačním procesu velkou roli. Uveďte studenta do kurzu pozvolně a ukažte, že není čeho se bát. Zamyslete se nad tím, co byste očekávali vy, kdybyste byli na místě nového kolegy. Již v anotaci kurzu mu představte, co ho čeká. Nezapomeňte na odhad, jakou dobu zaberou jednotlivé bloky, nováček si díky tomu bude moci lépe rozvrhnout svůj čas.

*Takhle jednoduše vypadá sekce kurzu v e-learningu od společnosti eBRÁNA.*

1. Pravidlo číslo jedna: získejte studentovu pozornost hned na startu. Krátké video či prezentace společnosti rozhodně zaujme. Představte firmu jako celek - její hodnoty, cíle, vizi, management, kolegy, zkrátka to, co je důležité pro pochopení kultury společnosti.

*Pracujte s multimédii. Krátké video studenta zaujme a navnadí.*

2. Udržte studentovu pozornost krátkým kvízem. E-learning nikdy nesmí být pouhé čtení a poslouchání. Zapojte nového kolegu do děje a ověřte si, jestli v první části kurzu pochytil důležité informace. První kvíz musí být krátký a úderný. Komentář, který student uvidí po odeslání kvízu, ho musí za správnou odpověď odměnit a při špatné s pochopením osvěžit jeho znalosti.

*Malý kvíz udrží studentovu pozornost – stačí jedna otázka.*

3. Studenta se vám podařilo probudit, takže honem do té nudnější části... Teď představte interní pravidla, procesy a systémy. Ty prokládejte příběhy z reálného prostředí, zajímavostmi, interaktivními prvky a statistikami. Rozhodně si je tak nový pracovník osvojí lépe, než studiem z nikde nekončícího PDF souboru či stohu papírů.

4. A teď vzhůru na otestování získaných vědomostí. Po rozsáhlejší části se musíme ujistit, že student nabyl všechny potřebné znalosti. Připravte tedy test, který bude složen jak z otázek s otevřenou odpovědí, tak s uzavřeným výběrem možností. A proč by měl být takový test nudný? Osvěžte ho nějakým gamifikačním prvkem (gamifikační prvky = prvky přejaté z her, které podporují motivaci studentů) jako je křížovka či osmisměrka.

*Takto vypadají testové otázky – otevřená otázka a uzavřená otázka.*

5. A co přijde na řadu teď? Ano, produktová školení. Ta budou vždy velmi specifická. Ať vyrábíte to či ono, rozhodně nezapomeňte na obrázky, videa či audiovýklad produktového specialisty. A hlavně - za každý produkt zařaďte krátký kvíz.

*Ukažte v kurzu váš produkt, student si tak ihned udělá jasnou představu.*

6. Vložte další, závěrečný kvíz. Kvízů není nikdy dost. Krátké kvízy zařazené ve studijních materiálech slouží spíše k oživení načerpaných informací, než k ověření znalostí.

7. Nezbytnou součástí adaptace jsou také zákonně povinná školení - BOZP a PO nebo školení řidičů. Ty dnes mají standardizovanou podobu a automaticky generují certifikát. S přípravou si tedy můžete ulehčit práci a za relativně nízký poplatek si je objednat. Nehledě na to, že takové školení nebudete muset při každé legislativní změně sami aktualizovat. V této části si také odbudeme nějaké další testy.

Dnes se už snad ani nevyplatí, abyste si školení BOZP a školení řidičů vytvářeli sami. Snadno a za levno si je objednáte a máte zajištěnou jejich pravidelnou aktualizaci v souladu s legislativními změnami.

Zaškolovací kurz může samozřejmě mít ještě další části, jako jsou specifická školení pro danou pozici, ale neměl by být zbytečně dlouhý či komplikovaný.

Takže máte hotovo! Nový pracovník teď zná vše potřebné a v případě nutnosti ví, kam se podívat. Kdykoliv bude potřebovat, najde informace na firemním e-learningovém portálu.

Díky e-learningu máte přehled, jak se zaměstnanci školí

Výhodou e-learningové platformy je také to, že vám umožní sledovat, jak si studenti v testech vedou, které studijní materiály si už prošli a kolik času nad nimi strávili. Díky tomu vždy dokážete rozeznat, jestli přípravě na test věnovali dostatek času. A také můžete podat pomocnou ruku tam, kde si student neví rady.

Pojďme si propočítat finanční úsporu e-learningu aneb čísla místo slibů

Pojďme ale o krok dál a ukažme si, jaký vliv má e-learning na náklady adaptačního procesu u nás - ve společnosti eBRÁNA. E-learning jako pomůcku pro zaškolení nových pracovníků využíváme od roku 2008, tedy celých 6 let. Za toto období jsme přijímali průměrně 45 pracovníků ročně (včetně praktikantů, brigádníků a stážistů) a všichni z nich procházeli adaptací.

Zaškolování jako takové je u nás vždy minimálně dvoudenní. Bez e-learningových kurzů by tedy bylo zapotřebí 8 hodin školení a 4 hodiny přípravy personálního referenta (průměrná hodinová mzda dle statistiky Ministerstva práce a sociálních věcí je cca 150 Kč), který představí společnost a interní pravidla, procesy a systémy. Produktového specialistu je také potřeba využít na 8 hodin školení a 4 hodiny přípravy (průměrná hodinová mzda cca 200 Kč), aby novému kolegovi představil firemní služby a produkty.

To jsou jednoduché počty - ve mzdách to znamená 1 800 Kč + 2 400 Kč = 4 200 Kč na každou adaptaci. Pokud by probíhala každý měsíc, tak roční náklad čítá až 50 400 Kč.

Mimo to bychom museli zaplatit externí náklad 500 Kč autoškole a 500 Kč instruktorovi BOZP a PO za každého proškoleného člověka. Takže přičteme 45 * 1000 Kč = 45 000 Kč ročně. Tím jsme na 95 400 Kč fixního ročního nákladu.

Díky tomu, že jsme využili e-learning a do přípravy e-learningových kurzů investovali přibližně 100 000 Kč, šetříme každý rok na nákladech na školení 100 000 Kč.

Slovo na závěr

E-learning šetří, to je fakt. Nefunguje to ale tak, že si pořídíte e-learningový portál a bez jakékoliv motivace zaměstnanců, bez pořádných instrukcí a bez správně zacílených a rozvržených kurzů budete šetřit. I u online vzdělávání platí, že bez práce nejsou koláče. S tím vám ale rádi poradíme v některém s dalších článků, kde se dozvíte, jaké jsou nejčastější chyby při zavádění e-learningu a jak se jich vyvarovat.

A rada na závěr? Nebojte se e-learningu a uvidíte, že budete jen nechápavě vzpomínat, jak složitá a drahá byla předtím vaše školení!