"Jedním ze základních stavebních kamenů úspěšného propojení eshopu a informačního systému je kvalitní komunikace mezi zúčastněnými stranami."
manažer integrací ve společnosti eBRÁNA
Tomáši, je integrace jenom záležitostí eshopů?
Teoreticky lze s informačními systémy propojit jakákoli webová řešení přístupná přes webové prohlížeče. Takže nejen eshopy, ale weby obecně či různé webové aplikace. Ale je pravda, že právě eshopy patří k těm zdaleka nejběžnějším případům.
S jakými typy informačních systémů se eshopy nejčastěji integrují?
Obecně s těmi, které to podporují. Což v praxi znamená, že umějí „komunikovat“ s okolím, ať už je to například formou souborové výměny dat či přímým přístupem do databáze. Nejčastěji to bývají různé ekonomické, účetní, skladové a objednávkové systémy – představit si můžete třeba všeobecně rozšířený ekonomický systém Pohoda. S tím se ostatně setkáváme nejčastěji. K dalším patří například všechny verze IS Helios, Altus Vario, Ježek DUEL aj.
Proč se vlastně eshopy s informačními systémy propojují? Jaké výhody to firmám přináší?
Informační systémy, o kterých se tady bavíme, plní řadu důležitých funkcí. Slouží pro správu zákazníků, produktů, kategorií, cen, slev, objednávek, skladů, apod. Jsou to vlastně velmi sofistikovaná datová úložiště s promyšlenými systémy procesů. Typický informační systém, se kterým pracují firmy, zkrátka umí téměř všechno až na jednu věc. Nedá se přes něj nakupovat. On-line prodej svého zboží proto řeší firmy prostřednictvím specializovaných webových řešení – eshopů. Takový eshop je však po svém spuštění ve srovnání s informačním systémem doslova tabula rasa. Není v něm téměř nic. A integrace, zjednodušeně řečeno, není nic jiného než zpřístupnění datového bohatství informačního systému jeho chudšímu příbuznému – eshopu. Dokážete si představit ty náklady, kdyby někdo měl tato data přepisovat ručně? A ten chaos, kdyby se údaje v systému a eshopu lišily? Integrace zkrátka ušetří ohromné množství práce a výdajů a právě v tom tkví její největší přínos. Pokud chtějí podnikatelé či firmy udržet náklady na správu eshopu v rozumných mezích, bez propojení s informačním systémem se dnes už zpravidla neobejdou.
Jaký typ dat se nejčastěji přenáší z informačního systému do eshopu a naopak?
Velký význam má samozřejmě přenos zákaznických dat mezi IS a eshopem, včetně adres a dalších návazností. Dále přenos produktů, včetně všech vlastností, cen, obrázků a kategorií. Zajímavé jsou také speciální ceny jednotlivých zákazníků, slevy, akční ceny pro konkrétní termíny. Důležitá je také skladová dostupnost, odesílání objednávek z eshopu do IS, blokace skladů, informace o změnách stavů objednávek.
Jaké jsou hlavní podmínky úspěšného propojení eshopu s informačním systémem?
Tak vedle „komunikativnosti“ systému, o níž jsem mluvil výše, je to možná trochu překvapivě hlavně jasná představa zákazníka, co a kam integrovat. Pokud v tom má zákazník jasno, pak se vlastní integrace zdaří.
Zdá se, že integrace eshopu s informačním systémem není úplně jednoduchou záležitostí. Nepřipadá asi v úvahu, že by si ji klient udělal „svépomocí“?
To určitě ne. Ale jak jsem řekl, něco zákazník vždycky udělat může – a to právě na samém začátku. Čím přesněji formuluje své požadavky na přenos dat ze systému do eshopu (a naopak), tím méně práce s tím pak máme. A zákazník logicky ušetří. Další fáze integrace jsou už vysoce odborné a těžko je lze nějak obejít, nahradit…
A jaké fáze tedy integrace ve stručnosti má?
Ve chvíli, kdy víme, co a kam chce zákazník přenášet a zda jeho IS podporuje komunikaci, začínáme vytvářet popis všech procesů, kterých se bude integrace týkat. Tomu říkáme specifikace. Vypracování specifikace zpravidla spolyká desítky až stovky hodin práce, ale čím přesnější zadání dostaneme, tím nám to jde lépe od ruky. Následuje analýza, která zjišťuje, zda si moduly eshopu poradí se všemi funkcionalitami příslušného informačního systému, nebo bude třeba vytvořit moduly nové. No a pak už se přistupuje k vlastní realizaci a testování.
Jakým způsobem se testuje, zda propojení eshopu s informačním systémem proběhlo tak, jak mělo?
Integrace se testuje podle specifikace, případně podle testovacího protokolu, kde je popsáno, jak se má systém správně chovat. Nejkompetentnější k otestování integrace je však vždy zákazník, protože právě on ví, kam přesně a jak chce data z IS přenášet, aby se plnil účel integrace.
Když už bych se dejme tomu jako majitel firmy rozhodl, že chci integrovat data z informačního systému s daty v eshopu, jak dlouho bych si musel počkat? Jak dlouho taková integrace probíhá?
To je velmi individuální. Vždycky závisí na tom, jaký informační systém zákazník používá, jak je systém připraven ke komunikaci s okolím a jak flexibilní jsou případně vývojáři daného IS. Pokud má zákazník prostor se přípravám aktivně věnovat a stejně tak je k dispozici vývojář nebo konzultant ze společnosti, která IS vyvinula, lze integraci zrealizovat do jednoho měsíce. Zároveň však nejsou výjimkou ani delší intervaly. Do hry totiž vstupují tři strany (klient, výrobce systému, dodavatel eshopu), a jejich dispozicím odpovídá výsledná doba potřebná na přípravu, ze které vzejde časová složitost celého řešení.
Na kolik by mě integrace eshopu s informačním systémem zhruba tak vyšla?
Tady bohužel nejde odpovědět ani „zhruba“. Cenový rozptyl je opravdu hodně široký. Máme některé standardní integrační balíčky, které byly vyvinuty přímo ve spolupráci s výrobci příslušných informačních systémů (konkrétně jde o IS Altus Vario a Ježek DUEL). Cena standardní integrace se pohybuje okolo 10 000 Kč. Opravdu jen těžko předem vyčíslitelné, každopádně však cenově náročnější jsou nestandardní integrace, kdy je třeba připravit přesnou specifikaci a kvalitní analýzu. Týká se to všech případů, kdy má klient specifické požadavky či pracuje s méně obvyklým informačním systémem. Cena se pak pohybuje od 30 000 Kč výše.
